Advertorial Cum să completați corect formularele pentru despăgubiri de zbor? 11 sfaturi și recomandări

O întârziere mare, o anulare anunțată pe ultima sută de metri sau un refuz la îmbarcare pot transforma rapid o călătorie planificată atent într-o experiență frustrantă. După ce ajungeți, în sfârșit, la destinație, apare o altă provocare: formularul de despăgubire al companiei aeriene.

Deși drepturile pasagerilor sunt clar reglementate la nivel european, procesul administrativ nu este întotdeauna intuitiv.

Mulți pasageri renunță sau primesc un răspuns negativ nu pentru că nu ar avea dreptul la compensație, ci pentru că formularul a fost completat incomplet, cu date incorecte sau cu explicații neclare. O cerere bine redactată, trimisă la timp și susținută de documentele potrivite ajută compania aeriană să analizeze rapid situația și reduce schimburile inutile de e‑mailuri.

Descoperiți cum să completați corect formularele pentru despăgubiri de zbor!

1. Verificați eligibilitatea înainte de a deschide formularul!

Primul pas constă în verificarea dreptului la despăgubire. În Uniunea Europeană, majoritatea cererilor se bazează pe Regulamentul (CE) nr. 261/2004, care stabilește situațiile în care pasagerii pot solicita compensații financiare.

În majoritatea cazurilor, puteți cere despăgubiri dacă:

• zborul a ajuns la destinația finală cu o întârziere de cel puțin trei ore;
• zborul a fost anulat cu mai puțin de 14 zile înainte de plecare;
• vi s-a refuzat îmbarcarea din cauza suprarezervării, deși v-ați prezentat la timp.

Este important să luați în calcul ora reală de sosire la destinația finală, adică momentul în care ușile aeronavei s-au deschis, nu ora afișată inițial pe panou. De asemenea, nu toate întârzierile dau dreptul la compensație. Evenimente precum condițiile meteo severe sau restricțiile impuse de controlul traficului aerian pot fi considerate circumstanțe extraordinare.

Pentru utilizare uzuală, acest filtru inițial vă ajută să evitați completarea unui formular care nu are șanse reale de acceptare și să vă concentrați pe cazurile eligibile.

2. Alegeți formularul potrivit pentru situația dumneavoastră!

Companiile aeriene folosesc formulare diferite pentru tipuri diferite de incidente. Unele au secțiuni distincte pentru întârziere, anulare, refuz la îmbarcare sau probleme legate de bagaje. Altele solicită selectarea motivului principal dintr-un meniu derulant.

Selectați întotdeauna formularul care descrie cel mai fidel situația reală. De exemplu, dacă zborul a fost anulat și ați fost rerutat pe un alt zbor, nu alegeți varianta „întârziere”, chiar dacă ați ajuns târziu la destinație. Compania analizează cererea în funcție de categoria selectată, iar o alegere greșită poate duce la respingere.

În cazul zborurilor cu escală, mai ales atunci când ați pierdut o conexiune, este important ca formularul să permită introducerea destinației finale. În astfel de situații, puteți verifica rapid dacă aveți dreptul la compensație zbor întârziat prin AirClaim, fără a fi nevoie să completați formulare separate pentru fiecare segment al călătoriei.

3. Completați datele personale exact ca în documentele de călătorie

Un număr mare de cereri sunt blocate din motive administrative simple. Numele completat diferă de cel din bilet, adresa de e-mail conține o greșeală sau lipsește un câmp considerat obligatoriu.

Introduceți numele și prenumele exact așa cum apar pe bilet sau pe confirmarea rezervării. Evitați prescurtările, inversarea prenumelor sau folosirea unor forme diferite față de documentele inițiale. Dacă biletul nu conține diacritice, completați formularul în același mod.

Adresa de e-mail trebuie să fie activă și verificată constant. Majoritatea companiilor comunică exclusiv în scris, iar solicitările de clarificare au, de regulă, termene limită. Un număr de telefon corect, în format internațional, ajută în situații punctuale, chiar dacă nu este întotdeauna obligatoriu.

Pentru cererile depuse în numele mai multor pasageri aflați pe aceeași rezervare, verificați dacă operatorul permite o cerere comună sau solicită formulare separate.

4. Introduceți detaliile zborului fără aproximări

Secțiunea dedicată zborului cere atenție sporită. Completați numărul de zbor exact, inclusiv codul companiei aeriene, data plecării și ruta completă. Numărul de zbor nu este același lucru cu codul de rezervare (booking reference). Primul identifică aeronava și cursa, al doilea rezervarea dumneavoastră.

Menționați compania care a operat efectiv zborul. La zborurile de tip code‑share, biletul poate fi emis de o companie, dar zborul să fie operat de alta. Răspunderea pentru despăgubire aparține operatorului efectiv.

Dacă ați avut escale, completați destinația finală de pe aceeași rezervare. Regulamentul european analizează întârzierea totală până la destinația finală, iar omiterea acestui detaliu poate reduce artificial durata întârzierii.

5. Descrieți incidentul clar, cronologic și factual

Câmpul de descriere oferă contextul necesar pentru evaluarea cererii. Explicați ce s-a întâmplat într-o ordine logică, folosind informații verificabile. Menționați ora programată de plecare, ora reală de plecare, eventualele anunțuri primite și ora reală de sosire.

Evitați formulările emoționale sau presupunerile. Dacă personalul companiei a oferit o explicație, precizați sursa informației, de exemplu: „Conform anunțului făcut la poartă, întârzierea a fost cauzată de o problemă tehnică”. Această abordare ajută la delimitarea clară între fapte și opinii.

În cazul unei anulări, menționați momentul notificării și alternativa oferită. Pentru pierderea unei conexiuni, explicați legătura dintre segmente și impactul asupra întregii călătorii. O descriere coerentă reduce solicitările ulterioare de clarificare.

6. Atașați documentele necesare, fără informații inutile

Documentele susțin cererea, dar doar dacă sunt relevante și lizibile. În majoritatea cazurilor, compania solicită:

• biletul electronic sau confirmarea rezervării;
• boarding pass-ul, dacă este disponibil.

Dacă nu mai aveți boarding pass-ul, menționați acest lucru în formular. Operatorii pot verifica prezența pasagerului în sistemele interne, mai ales dacă rezervarea a fost validă și check‑in‑ul a fost efectuat.

Atașați e‑mailurile de notificare privind întârzierea sau anularea și, dacă este cazul, documente care dovedesc cheltuieli suplimentare. Evitați încărcarea documentelor care nu au legătură directă cu zborul, precum copii ale actelor de identitate sau fotografii personale.

7. Calculați despăgubirea conform distanței și tipului de zbor

Sumele prevăzute de Regulamentul (CE) 261/2004 sunt fixe și depind de distanța zborului și de durata întârzierii la destinația finală. Pentru rezultate stabile, respectați aceste praguri:

• 250 de euro pentru zboruri de până la 1.500 km;
• 400 de euro pentru zboruri între 1.500 și 3.500 km;
• 600 de euro pentru zboruri mai lungi.

Indicați suma corectă sau selectați opțiunea standard din formular. Cererile care menționează valori incorecte sau formulări generale, precum „despăgubirea maximă”, pot fi respinse.

Pentru zborurile de legătură, calculați distanța totală până la destinația finală, chiar dacă problema a apărut pe primul segment.

8. Respectați termenele și gestionați așteptările privind răspunsul

Termenele de depunere a cererilor diferă de la un stat la altul. În România, perioada de prescripție permite depunerea cererii la câțiva ani de la incident, însă este recomandat să acționați cât mai curând. Documentele se găsesc mai ușor, iar situația rămâne clară în memorie.

După trimiterea formularului, răspunsul poate veni în câteva săptămâni. Unele companii comunică în 30 de zile, altele solicită un termen mai lung. Păstrați toate mesajele și reveniți cu un follow‑up politicos dacă nu primiți un răspuns.

Lipsa unui răspuns nu echivalează cu un refuz. Notați data trimiterii și urmăriți stadiul cererii.

9. Evitați erorile frecvente care duc la respingere

Printre cele mai comune greșeli se numără selectarea incorectă a tipului de incident. De exemplu, pasagerii aleg „întârziere” în loc de „anulare” după o rerutare. Această diferență contează în analiza cererii.

O altă situație apare atunci când pasagerul acceptă un voucher sau alte beneficii și solicită ulterior despăgubirea financiară. În multe cazuri, acceptarea voucherului presupune renunțarea la compensația în bani.

Nu trimiteți cereri incomplete cu gândul de a completa ulterior. Informațiile lipsă sau contradictorii pot bloca definitiv procesul.

10. Cunoașteți opțiunile dacă primiți un răspuns negativ

Un refuz nu încheie automat demersul. Dacă operatorul invocă circumstanțe extraordinare, puteți solicita dovezi suplimentare. În majoritatea cazurilor, explicațiile trebuie susținute de documente.

Aveți posibilitatea de a escalada cazul către autoritatea națională de aviație civilă sau către organismele de soluționare alternativă a litigiilor. Aceste proceduri sunt gratuite, dar pot dura mai mult.

Pentru situații complexe, pasagerii aleg uneori să colaboreze cu companii specializate în drepturile pasagerilor. Acestea acționează în baza legislației europene și a practicilor recunoscute la nivel internațional, descrise și în resurse publice despre drepturile pasagerilor aerieni.

11. Faceți o verificare finală înainte de trimitere

Înainte de a apăsa butonul „Trimite”, recitiți formularul integral. Verificați corectitudinea numelui, a numărului de zbor, a datei și a destinației finale. Asigurați-vă că descrierea incidentului este clară și lipsită de erori.

Salvați o copie a cererii și a documentelor atașate. Păstrați e‑mailul de confirmare și notați data trimiterii. Aceste detalii vă ajută în cazul unei comunicări ulterioare sau al unei escaladări.

Completarea corectă a formularelor pentru despăgubiri de zbor necesită atenție la detalii și o bună înțelegere a pașilor administrativi. Păstrați acest ghid ca referință pentru situațiile viitoare și verificați periodic drepturile dumneavoastră ca pasager. O cerere clară și bine documentată crește șansele unei soluționări eficiente.